Schriftliche Bestätigung von Reservierungen

Einer Reservierung folgt in der Regel eine Bestätigung. Diese kann mündlich direkt am Telefon gegeben werden; aber um Missverständnisse auszuschließen, bietet sich eine schriftliche Bestätigung an. Diese kann per Fax, Post oder eMail erfolgen. Wenn eine Reservierung per Post eingegangen ist, ist diese auch per Post zu bestätigen. Eine eMailreservierung wird per eMail bestätigt. Bei einer telefonischen Reservierung sind die Vorlieben des Gastes abzufragen und auf diese einzugehen.

Die Bestätigung setzt sich aus immer den gleichen Bestandteilen zusammen. Im Briefkopf steht die vollständige Anschrift des Gastes, bei Firmen die vollständige Firmenanschrift. Es folgt eine Zeile mit dem Ausstellort und dem Ausstelldatum der Bestätigung. Es schließt sich eine persönliche Anrede des Bestellers an und ein kleiner Einleitungstext, in dem für die Reservierung gedankt wird. In jedem Fall müssen die Daten wie An- und Abreisedatum (evtl. Anreisezeit), Zimmerkategorie und Zimmeranzahl in der Bestätigung stehen. Außerdem sind die Namen der Gäste und der Zimmerpreis zu vermerken. Außerdem ist festzuhalten, wie die Bezahlung der Zimmer erfolgt, als Rechnung an die Firma oder durch die Bezahlung durch den Gast bei der Abreise. Mögliche vereinbarte Sonderwünsche sind auch zu bestätigen. Es bietet sich eine tabellarische Anordnung der Informationen an, so bleibt die Reservierungsbestätigung übersichtlich. In einem gesonderten Absatz wird der Zimmerpreis erklärt und klar gestellt, welche Leistungen im Preis enthalten sind: Frühstück, Garagennutzung, Service und Mehrwertsteuer etc..

Die Reservierung, abgesehen von der eMailreservierung, ist auf Geschäftspapier zu drucken. Hier sind alle wichtigen Informationen, wie Adresse, Telefon- und Faxnummer enthalten. Die Bestätigung ist noch mit einem Hotelstempel und einer Unterschrift zu versehen, dann kann sie abgeschickt werden. Sollte der Gast das Hotel noch nicht kennen, ist ihm eine Anfahrtsskizze mit zu schicken und gegebenenfalls einige Hotelinformationen.

Zu belegungsstarken Zeiten sollte man sich eine Reservierung vom Gast rückbestätigen lassen. Dies erfolgt durch eine Unterschrift des Gastes auf der ihm zugeschickten Bestätigung. Als Garantie für eine Anreise kann dem Gast Kreditkartennummer, das Ablaufdatum und seine Unterschrift abverlangt werden.

Die bestätigte Reservierung ist umgehend in das Reservierungssystem einzugeben um Doppelbuchungen der Zimmer oder eine Überbuchung des Hotels zu vermeiden. Anschließend ist das Reservierungsformular und die Reservierungsbestätigung unter dem Anreisedatum im "Anreiseordner" abzulegen.

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