Durchführung der Getränkebestellung

Um einen reibungslosen Ablauf beim Getränkeausschank (Hotelbar / Hotelhalle / Getränke auf den Zimmern) zu garantieren, sollten alle angebotenen Getränke in ausreichender Zahl vorhanden sein.

Mindestens zwei Mal in der Woche, je nach Bedarf auch häufiger, wird ein Check der Getränkevorräte durchgeführt. Sollte sich bei diesem Check herausstellen, dass Getränke benötigt werden, sind diese beim Getränkegroßhändler zu ordern.

Bevor eine Bestellung beim Getränkegroßhändler getätigt wird, muss man sich über die Getränkevorräte informieren. Hierbei ist das Getränkelager für die Etage und das Getränkelager für die Hotelbar zu kontrollieren. Genauso wichtig ist es den Ist-Bestand in der Hotelbar selber festzuhalten.
Aber neben den Ist-Beständen, in den betreffenden Bereichen, ist auch noch eine andere Information nötig: die Zimmerbelegung (Gästezahl) für den Zeitraum für den bestellt werden soll.

Um nicht zu viel Kapital zu binden und um nicht zu viele Getränke zu haben die nicht vor dem Verfallsdatum konsumiert werden sollte immer in kleinen, passenden Mengen bestellt werden.
Jedoch sollte man nicht "auf die Flasche" genau bestellen. Es ist darauf zu achten, dass immer ein bestimmter Mindestbestand der verschiedenen Getränke im Haus ist. Nur so kann bei unerwartet steigender Gästezahl entsprechend reagiert werden.

Hat man sich die nötigen Informationen beschafft, kann man die Bestellliste ausfüllen. Hier sind bereits alle Getränke mit der passenden Bezeichnung aufgelistet. Es muss nur noch die zu bestellende Anzahl eingetragen werden. Sollten Getränke geordert werden, die auf dieser Liste nicht aufgelistet sind, sind diese handschriftlich nachzutragen. Außerdem sollte noch das Bestelldatum, der Besteller und das Lieferdatum eingetragen werden, damit für alle folgenden Schichten alle Informationen sofort ersichtlich sind.
Mit der ausgefüllten Liste wendet man sich telefonisch an den Getränkegroßhändler und gibt die Getränkebestellung auf. Nicht lieferbare Getränke sollten auf dem Bestellschein markiert werden und bei der nächsten Bestellung mitbestellt werden.
Die "abgearbeitete" Liste ist im Ordner "erledigte Bestellungen" abzulegen. Hier findet derjenige der die Lieferung annimmt dann auch die von ihm benötigten Informationen.

Bei der Annahme der Lieferung ist die Lieferung mit der Bestellliste zu vergleichen. Außerdem ist der Lieferschein zu kontrollieren. Reklamationen bei Fehllieferungen sind sofort zu beanstanden. Der, möglicherweise berichtigte Lieferschein ist im Ordner "Lieferscheine" abzulegen. Hier liegt er für die Buchhaltung zur Kontrolle der Rechnungen bereit.

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