Aufbuchen von Extras auf die Zimmerrechnung

Neben den Kosten für die Übernachtung (mit Frühstück) entstehen für den Gast meistens weitere Kosten. Diese Extrakosten entstehen in verschiedenen Fällen: wenn der Gast das ihm zur Verfügung gestellte Telefon benutzt fallen Telefonkosten an, diese fallen auch an wenn das Hotel im Auftrag des Gastes Faxe verschickt. Des Weiteren können Nebenkosten entstehen, wenn ein Gast Getränke in der Bar zu sich nimmt und diese nicht an "Ort und Stelle" bezahlt, sondern "anschreiben" lässt. Diese Getränkekosten können auch anfallen, wenn der Gast zum Beispiel Getränke beim Frühstück ordert, die im Umfang des angebotenen Frühstücksbuffet nicht enthalten sind. Weitere Nebenkostenstellen sind: das Pay-TV, die Sauna, Heißgetränke aus der Küche und zusätzlich erstelle Speisen (zum Beispiel am Abend eine Platte mit belegten Brötchen).

Alle Nebenkosten sind an der Rezeption zu erfassen. Dies erfolgt durch das Erfragen der Zimmernummer oder des Namens des Gastes, sobald die Nebenkosten entstehen. Ein Gast fühlt sich selbstverständlich heimischer, wenn sein Name dem jeweiligen Mitarbeiter bekannt ist und die Frage nach der Zimmernummer entfallen kann. Das Nachfragen entfällt bei den vom Gast geführten Telefonaten und bei der Nutzung des Pay-TVs, da hier die Zimmernummer genau wie die Kosten auf einem separaten Drucker ausgewiesen werden.

Die Informationen über Zimmernummer und die entstandenen Kosten sind an der Rezeption zusammenzuführen und auf die Zimmerrechnung aufzubuchen. Dies ist erst an der Registrierkasse zu erledigen. Hier werden die Zimmer "angewählt" und der Betrag und der Entstehungsort (z. B.: Bar, Telefon, Fax, Sauna etc.) eingegeben. Die Registrierkasse addiert die jeweiligen Beträge und weist immer den aktuellen Saldo aus. Der Registrierkassenbeleg dient als Grundlage zur Rechnungserstellung und als Beleg für die Buchhaltung.
Nachdem die Extras in der Registrierkasse auf die Zimmerrechnung gebucht worden sind, erfolgt eine zweite Buchung im Computer. Der Computer erfasst alle Daten bezüglich der Übernachtungskosten und der Nebenkosten. Hier werden auch die Zimmer "angewählt" und die Kosten "aufgebucht". Die jeweilige Leistung (z. B.: Sauna oder Pay-TV) wird ausgewählt und der passende Preis eingetragen.
Mithilfe des Computers werden am Abreisetag die Rechnungen erstellt. Es ist immer darauf zu achten, dass der Betrag auf dem Registrierkassenbeleg und der Betrag im Computer übereinstimmen, damit der Gast eine vollständige Rechnung erhält.

Am Abreisetag besteht die Möglichkeit die Rechnung mithilfe des Computers zu splitten: die Rechnung für die Übernachtungskosten wird von der Rechnung für die Extras bzw. Nebenkosten getrennt.

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