Schreiben eines Angebots

Neben der schriftlichen Bestätigung einer Reservierung gehört auch das Erstellen eines schriftlichen Angebots zu den Aufgaben der Rezeption. Manche Gäste möchten, bevor sie ein Zimmer reservieren, ein Angebot in schriftlicher Form erhalten. Dieser Schriftverkehr mit den Gästen ist für ein Hotel besonders wichtig, da jeder Brief eine Werbung für das Haus darstellt. Deshalb ist ein sauberes, geordnetes Schriftbild unabdingbar. Außerdem sollte bei jeglichem Schriftverkehr auf die Korrektheit von Anschrift, Anrede und Inhalt geachtet werden. Nichts ist peinlicher als eine falsche Anschrift, ein falsch geschriebener Name in der Anrede oder falsche Preisangaben. Angebotsschreiben sind mit größter Sorgfalt zu bearbeiten, da sie den Gast zu einer Reservierung anleiten sollen.

Im alltäglichen Hotelbetrieb erfolgt das Verschicken eines Angebots meist per Fax. Immer mehr tritt auch die Kommunikation per eMail in den Vordergrund. Der Vorteil dieser beiden Versandarten, im Vergleich zum zeitintensiven Postweg, ist eine schnelle und sehr zeitnahe Bearbeitung.

Bei einem Angebot wird auf eine Anfrage eines Gastes reagiert. Eine persönliche Anrede ist möglich, da der Name des potenziellen Gastes bekannt ist. Ein kurzer Einleitungstext und ein "Dankeschön" für die Anfrage eröffnen das Schreiben. Es folgt eine Auflistung der relevanten Details: der Zeitraum des gewünschten Aufenthalts, die Anzahl der gewünschten Zimmer und der Zimmerpreis. Beim Zimmerpreis bietet sich ein Hinweis auf die Rate an: "Sommerrate", "Company-Rate", "Wochenendrate" oder ähnliches, um den Zimmerpreis zu erklären. Außerdem gibt es dem Gast das Gefühl eine persönliche Rate bekommen zu haben. Sollte der Gast bereits öfter im Hotel logiert haben, können eventuelle bekannte Extrawünsche mit angegeben werden: "Nichtraucherzimmer", "Zimmer mit Badewanne" etc.. Dies führt zu einer engeren Kundenbindung, da der Gast sich beachtet fühlt. Die Auflistung der Fakten schließt mit einer Erklärung der im Preis enthaltenen Serviceleistungen und dem Hinweis, dass man sich auf eine baldige Reservierung freut ab.

Sollte die Anfrage von einem Reisebüro kommen und nach einem Zimmerkontingent gefragt werden, dann ist noch die im Preis enthaltene Kommission für das Reisebüro anzugeben.

Es kommt oft vor, dass größere Kontingente angefragt werden, die Erfahrung zeigt aber, dass diese meist nicht komplett genutzt werden. Damit eine Planungsfreiheit für die Hotelbelegung beleibt, ist ein Angebot immer mit einer Option zu versehen. Diese Option setzt eine Frist bis wann die Zimmer endgültig zu buchen sind, sollte eine Buchung nicht erfolgen, gehen die Zimmer wieder in den freien Verkauf. So kann sich der Hotelier vor einem Verdienstausfall schützen.

Beispiel für ein Angebotsschreiben:
Anfrage von Karl Schmidt (regelmäßiger Gast) für 2 Doppelzimmer von Freitag (27. August 2004) auf Samstag (28. August 2004).

Herr Karl Schmidt
Hermannstraße 3
41061 Mönchengladbach
Fax: 02161 / 123 345 566

Mönchengladbach 20. August 200x

Angebot

Sehr geehrter Herr Schmidt,
vielen Dank für Ihre Anfrage und für die Berücksichtigung unseres Hauses. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot:

Der Zimmerpreis versteht sich pro Zimmer und Nacht und beinhaltet Frühstück von unserem Frühstücksbuffet, Service und 19% Mehrwertsteuer.

Wir hoffen sie bald wieder in unserem Haus begrüßen zu dürfen und erwarten Ihre Antwort bis zum 25. August 200x.

Mit freundlichen Grüßen,

UNTERSCHRIFT

Das Beispiel zeigt alle relevanten Daten und das Setzten einer Frist. Das Faxschreiben wird direkt an den potenziellen Gast verschickt und in einem Angebotsordner abgelegt. So ist es bei möglichen Rückfragen für jeden Rezeptionsmitarbeiter zugänglich.

Es liegt nun in der Hand des Kunden, dieses Angebot anzunehmen oder die Frist verstreichen zu lassen. Sollte das Angebot angenommen werden, erfolgt in der Regel eine verbindliche schriftliche Bestätigung.

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